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实务解析 | 采购组织合规管理评价大数据画像模型研究

编者按:

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为推动企业采购合规管理工作不断深入,进一步提高采购合规管理水平,中国移动开展了合规管理评价画像研究,构建了大数据合规画像模型。画像模型从5个维度,使用14个一级评标指标、45个二级评标指标,全面、客观、准确地评价和展示了公司及所属单位的合规管理现状和合规管理提升趋势。组织合规画像平台完成开发投入应用后,将成为公司采购合规管理的有力抓手。


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企业是市场经济的重要支柱,合规管理是企业正常经营的重要防线。2022年是国务院国资委确定的“合规管理强化年”,要求将强化合规放到贯彻习近平法治思想的高度来认识,放到落实全面依法治国战略来部署,放到保障企业高质量发展的层面来推动,力争通过一年时间推动企业合规管理工作再上新台阶。近日,国资委又下发了《中央企业合规管理办法》,对合规管理工作提出具体要求。各大企业积极贯彻和落实国资委工作部署要求,以强化合规管理推动企业高质量发展。但是,在企业实际运营中,针对合规管理现状和提升效果的评价缺少体系化、可量化的衡量标准,缺少合规管理自我诊断、自我评估、锚定短板的方法和手段。本文提出以采购组织合规画像模型为切入点,着力解决企业招标采购合规管理痛点。


组织合规大数据画像



大数据画像,即用户信息标签化,最初在电商领域得到应用。随着互联网、大数据、云计算、AI技术的发展,大数据画像被赋予新的内涵。具体来说,大数据画像就是基于大数据分析和数据挖掘技术,广泛收集与分析刻画对象的特征信息,抽象出一个全景化的模型,通过信息展示和分析得出高度精炼的特征标识,为企业精准决策和管理提升提供依据。

采购组织合规画像就是将大数据画像技术运用到企业采购部门(采购组织)的合规管理,充分挖掘现有信息化系统和采购流程中产生和存储的数据价值,构建科学合理的评价模型,全方位、多维度地对采购组织的合规管理水平进行综合描述和客观评价。


组织合规画像基础



(一)信息化平台数据基础

中国移动通信集团公司(以下简称中国移动)开发使用多个信息化系统。其中与采购合规管理相关的系统包括:中国移动电子招标采购平台(ES)承载招标采购操作业务,供应链管理系统(SCM)承载采购申购、订单、仓储和物流等业务,大数据平台承担供应链运营数据的展示和分析功能,智慧合规平台承担招标采购活动合规智能核查和分析等功能。此外,相关的信息化系统还包括合同管理系统、开评标室视频监控系统、人力资源管理系统(HRMIS)等。经过多年积累,以上系统上存储了海量的基础数据,数据挖掘的潜力巨大。

(二)采购管理大数据画像基础

在采购管理大数据画像方面,中国移动通信集团陕西有限公司(以下简称陕西公司)开展了有益尝试。2021年,陕西公司开展了基于大数据的采购流程关键角色智慧画像研究,构建采购流程中的采购经理、评审专家、采购代理机构、采购代理机构项目经理及供应商五个关键角色的评价模型,开发和应用了大数据画像平台,帮助公司全方位、多维度实时掌握相关角色采购实施过程中的数据信息,支撑了采购管理工作,为采购范化管理提供了有力抓手。

平台现有功能侧重于对采购流程涉及的人员进行评价和分析,为企业采购合规画像研究夯实基础,同时也成为采购组织画像的基石。可以通过整合海量数据,对现有不同层级、不同单位的采购组织进行评价和分析,形成纵向、横向两个维度的比对评价体系,便于各单位能够客观准确地认识自我,找准短板和提升方向。同时,中国移动也可据此树立标杆,开展形式多样的对标和达标活动,不断提高全集团采购合规管理的整体水平。


组织合规画像评价指标模型设计



采购组织合规画像是一个多维评价指标体系,是企业在业务、技能、专业能力要求和现有绩效考核体系的基础上,对企业采购组织评价指标进行扩展和重构,重点从基础资源能力、基础管理能力、项目实施质量水平、采购效率效果水平、创新成长水平五个维度进行综合评价。每个评价维度设多个一级指标,每个一级指标下又分为多个二级指标。一级、二级指标按照实际情况分配相应的权重和分值,综合画像得分按照五个维度权重加权计算。评价维度的权重和评价指标的分值初期由集团采购合规专家根据经验讨论确定,后期将根据各单位指标实际调研数据进行调整优化(见表1)。

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(一)基础资源能力

组织的基础资源能力主要从阳光采购设施配置、采购人力资源配置及采购人力资源技能三方面进行评价(见表2)。

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1.阳光采购设施设备配置

开评标场所及设备设施配置直接影响采购活动的公平性与评标过程的保密性与可追溯性,是合规管理的重要环节。中国移动根据评标场所的封闭模式、适用场景等因素,将开评标场所划分为A、B两个等级,其中A级评标室可满足全封闭、隔夜评审的要求。该指标从采购部门开设A级开评标室的配置数量,及开评标室是否设有统一、功能完善的音视频监控管理平台两个方面,全面客观地评价组织在采购合规基础资源建设方面的能力和水平。

2.采购人力资源配置

采购人力资源配置着重从组织所配备的采购专业人员数量及能力等方面,对采购人力资源配置进行评价。采购合规管理员是独立于采购实施过程,负责采购制度规范流程制定、监督检查等工作,专职合规管理员配置数量和业务能力在一定程度上影响了采购组织的合规管理整体水平。

采购项目经理和采购代理机构的项目经理是采购实施过程中的两个重要角色,由于各单位采购规模和项目数量存在一定差异性,该两类人员并非人数越多越好。因此在实际评价时,可在集团范围内取各省均值,越接近均值,该指标越高,更能客观地评价采购组织的人力资源配置水平。

对评审专家评价时,可从在库评审专家数量及评审专家出席率两个方面进行综合评价。在对评审专家管理水平的评价中,加入专家出席率指标,推动各单位采取有效措施鼓励专家积极参与评审工作,不断提升评审活跃度起到积极作用。

3.采购人力资源技能

采购人力资源技能指标是从人员从业资历、专业技能等方面评价组织的基础资源能力。一般来讲,采购活动中采购经理、采购代理机构项目经理、采购专家这三个关键角色学历水平越高、从业年限越长,其采购技能水平也相应越高,其学习和采购技能提升的潜力也越强。

(二)基础管理能力

基础管理能力主要从制度流程、合规文化及采购标准化这三个方面进行评价(见表3)。

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1.制度流程

经过多年的实践和总结,中国移动在采购管理方面已经形成了相对完善的制度体系和嵌入式采购风险防控机制。规章制度已全面覆盖采购管理全流程,风险防控体系的管理要求也已实现思想嵌入、制度嵌入、流程嵌入和信息化系统嵌入。集团所属企业在中国移动采购制度框架基础上,完善招标采购领域的管理制度体系,全面承接国家法规和上级单位的规范化管理以及嵌入式风险防控的要求,细化可以落地实施的细则和执行流程,并对制度流程和风控措施执行进行闭环管理,以上制度建设和措施落地情况也是衡量组织基础合规管理水平的重要依据之一。

2.合规文化

合规文化主要从规范化管理文化氛围营造、采购技能提升的主动性和提升形式的多样性等方面综合评价采购组织的基础管理水平。

该指标通过对组织在廉洁从业教育、廉洁从业监督等方面的措施的落地效果,对组织的廉洁文化、廉洁氛围进行综合评价。从业人员需要将采购方案、采购实施、合同履约中的经验和教训及时总结提炼,运用到其他项目上,一方面有利于组织自身业务技能和水平不断提升,另一方面也保障了采购项目质量和效果不断提高,而案例分析及复盘活动是总结和分享经验教训的重要表现形式。此外,合规知识分享与传承活动同样也是增强采购部门组织和个体采购业务能力和合规管理水平的重要手段,需要对组织知识分享和传承活动的形式和效果进行评价。

3.采购标准化

采购标准化是提高采购效率和增强采购活动规范化的重要基础,主要从组织标准化方面的成果数量、成果质量以及使用情况等方面评价组织合规管理水平。采购需求是采购活动的基础,是整个采购全流程标准化的起点。需求的标准化,有利于需求与采购部门更顺畅地沟通和更快捷地交流,可快速准确地明确采购规模、技术标准、服务标准等采购项目的核心内容,提高需求沟通效率和效果。而基于品类管理的采购方案、采购文件和投标文件标准化,可大幅度提升采购方案、采购文件的编制效率,尽可能地避免人为失误造成采购操作方面的错误和疏漏,增强采购全流程实施规范性,提升采购效率,保障采购项目质量。同样,采购操作标准化,如开评标现场操作标准规范制定和执行等,也对采购活动操作质量影响重大。因此,可对各单位标准化成果数量、质量和使用情况进行综合评价,准确客观地衡量出采购合规管理的水平。

(三)采购项目质量水平

采购项目质量水平主要从采购项目实施和评审过程管控两个方面进行评价(见表4)。

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1.采购项目实施

采购项目实施是收集采购部门经理在项目实施过程中与合规管理相关的信息和数据,作为组织合规评价的依据。目前,中国移动已实现采购项目全流程电子化和在线化操作,建设和使用了智慧合规平台,可完整有效地收集系统识别的各类合规问题、异议和投诉以及使用信息化系统人为导致的差错等相关数据,这些数据加上外部录入的各种内外部审计、监督检查发现的问题,即可全面准确地刻画组织在采购实施过程中的合规表现水平。其中,各种内外部审计、检查过程中发现的各类问题数量以及问题的风险程度,对于评判组织的采购专业技能是否扎实、是否存在违法违规行为提供了直接的数据依据。而供应商异议和投诉数量也可反映组织在采购实施过程中操作是否规范、异议处理是否合规、是否存在违法违规行为等情况。以上量化数据,能够有助于准确客观地反映出组织的采购管理规范化水平。

2.评审过程管控

采购项目评审是采购活动的重要工作环节。从近来年内外部审计、检查结果情况来看,评审过程中发现的问题较多,已经成为采购规范化管理的重中之重,需要重点关注。

评审过程评价指标数据主要来源于两个方面,一是ES系统和中国移动智慧合规平台等信息化系统,二是内外部审计和检查结果。此外,中国移动已将各省公司及专业公司的开评标室视频监控系统接入集团统一管理平台,具备实时查询评审现场音视频资料的条件,可利用AI技术在平台上增加违规行为和违规语音智能捕捉功能,自动收集来自于评标现场各种不合规的相关数据,从而更加全面准确地评价评审现场的管理水平。同时,评审过程管控指标可帮助采购组织及时发现问题,以便采取相应的措施进行改善。

(四)采购项目效果效率水平

采购项目效果效率水平主要从采购效率、采购成功率、采购效益和采购效果四个方面进行评价(见表5)。

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作为企业,仅关注采购合规管理是不够的,采购效率和采购效益更为重要,快速满足企业发展需求才是采购组织存在的价值。在组织合规评价模型中引入效果和效益指标,旨在寻求采购效益与采购规范的平衡,强化评价体系对于合规管理与发展支撑均衡发展的引导作用。

1.采购效率

中国移动制定下发了采购标准服务时限(SLA),规定了不同采购方式的采购总时长标准。集团对各单位平均采购时长进行定期通报、年终考核,反映各单位在采购效率方面的差异,推动全集团采购效率提升。采购效率计算方法是小于采购标准时长的采购项目数量在全部采购项目中的占比,该指标与项目平均采购时长指标从两个不同角度对组织的采购效率进行综合评价。

2.采购成功率

采购成功率可准确反映出组织整体采购效率和采购项目实施的质量水平。流标率和一次采购成功率在一定程度上可衡量采购项目资格条件是否合理,评审办法是否与项目需求相匹配,采购公告发布时间和范围是否适当,以及对供应市场调研是否深入等情况,是评价组织合规管理水平的重要一环。

3.采购效益

对于企业来讲,采购部门是除市场销售部门外的第二利润中心,采购成本节约也是采购部门价值体现。采购节约金额和节约率从两个不同的维度体现了采购部门对企业的贡献程度。采购成本节约金额和节约率的高低从一定程度上反映采购方案的编制、资格条件以及价格技术评分是否科学、合理,采购操作是否高效、规范,也是组织合规管理评价重要组成部分。

4.采购效果

采购内部满意度主要评价组织内部客户对采购部门的采购服务满意程度,一方面反映了采购部门与内部需求单位、合同执行单位的沟通和服务支撑效果,另一方面也反映了需求单位对采购部门采购效率和结果是否认可和满意。采购产品质量投诉率能客观反映采购产品质量投诉情况,可反映采购方案中质量标准是否合理,质量管控措施是否得当。在合规评价模型中设置采购效果指标,同样是体现评价体系的结果导向性,避免过分强调采购合规而忽视对采购结果的把控。

(五)创新成长水平

创新成长水平主要从人员能力认证、课题与学术研究两方面进行评价(见表6)。

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1、人员能力认证

目前,可以衡量采购从业者成长和发展的认证主要包括原招标师职业资格、中国招标投标协会招标采购从业人员专业技术能力评价、采购师、项目管理资格证书(PMP)、建造师等与招标采购业务相关的资格和认证证书。该指标从采购组织人员证书获取的数量方面对组织的后续成长潜力进行衡量和评价,从而使画像模型指标体系更加丰满,更能准确和全面地评价组织的成长和发展潜力。

2、课题与学术研究

课题与学术研究是另外一个评价组织创新和成长能力的客观指标,中国移动非常重视供应链管理领域的创新工作,定期组织开展招标采购领域课题研究、最佳实践等活动,推动采购管理不断登上新台阶。在集团的大力倡导下,采购领域学习和研究蔚然成风,各单位参与集团内外部招标采购领域的创新活动、研究课题的主动性、积极性高涨,所属单位也发表了很多采购管理方面的学术论文。这些活动对组织的采购合规管理提升,并将在中远期会有十分明显地持续推动效果,应在评价模型中体现,以全面衡量和评价组织创新成长水平。


总结与展望



在对企业合规管理现状以及合规管理目标的梳理和分析的基础上,中国移动构建了全方面多维度的合规管理评价指标体系,采购组织大数据画像模型基本成型。模型包括5个维度,14个一级评标指标、45个二级评标指标。其中实时动态二级指标23个,相关数据可全部从现有信息化系统自动实时获取;年度静态二级指标22个,需以年度为周期由各单位在画像平台上手工录入,经审批后数据运用于画像系统。

评价模型涵盖了组织采购合规管理的各个方面,全方位、多维度、客观准确地反映和评价各单位的合规管理水平。目前,画像维度权重、指标分值以及指标计算方法由集团内多名合规专家依据经验确定,具有一定局限性。为确保评价模型全面、准确,集团已下发评价指标调研表调查各单位年度静态数据,后期将根据各单位的实际数据对权重、分值和计算方法进行验算、调整和优化。画像模型经进一步完善优化后,提出画像平台的功能需求,进行采购组织大数据合规画像平台开发。平台投入使用后,将为企业持续增强合规管理能力提供强有力的抓手,及时发现和防范采购过程中的各种风险,保障采购活动合规、高效,支撑企业快速高质量发展。



作者及作者单位:程建宁,中国移动通信集团陕西有限公司;刘海燕,中国移动通信集团宁夏有限公司;薛烨,中国移动通信集团陕西有限公司


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来源:《招标采购管理》2022年第12期