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重磅||《档案法》大修!电子招投标文件归档将不再“无解”

公告内容

2020年6月20日,十三届全国人大常委会第十九次会议表决通过新修订的《中华人民共和国档案法》,将于2021年1月1日起施行。

在新修订的《档案法》中,最大的亮点就是新增档案信息化建设章节,其中明确各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,鼓励和支持推进传统档案载体数字化,电子档案与传统载体档案具备同等效力。

这一新规,为长期以来被业内人士形象的称之为“肠梗阻”的电子招标投标文件归档问题提供了最根本的上位法依据。

重磅||《档案法》大修!电子招投标文件归档将不再“无解”


看点一

电子归档终有法可依

在本次《档案法》修订前,全流程电子招投标活动中,以数据电文形式存在的文件如何归档,归档文件是否具有法律效力,一直缺乏与业务实践相匹配的制度规则。

《电子招标投标办法》规定电子招标投标交易平台应当依法设置电子招标投标工作人员的职责权限,如实记录相关过程及信息,并具备电子存档、归档功能,但对应当如何归档并未做出相关规定。

《招标投标法》及其实施条例中也未曾提及数据电文归档问题。

因此,对于工程建设招投标项目而言,此前可援引的依据仅有《建设工程文件归档规范》(GB/T 50238 2014),其中规定归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。这就要求施工、勘察等工程建设项目的招投标资料需要同时保留电子档案和纸质档案,反而为本已“无纸化”的招投标活动徒增成本。

《政府采购法实施条例》中虽规定对于采购活动文件,可以采用电子档案方式保存,但对具体的保存方式也仍未明确。

此外,现实情况下,监督部门,特别是审计、纪检监察等开展监督检查工作时,习惯于查看纸质文档,受检单位为规避风险往往无条件配合,这进一步加剧了“肠梗阻”现象。

而新修订的档案法增加了档案信息化建设章节,为电子存档提供了上位法依据。

同时,《中华人民共和国档案法》第三十七条规定,“电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。”这就说明,电子档案与传统载体档案具有同等法律效力,无需再担心电子文件不如“白纸黑字”,难以维护自身权益。

看点二

原纸质招投标档案将电子化

《档案法》第三十八条规定,国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的,应当对档案原件妥善保管。

这意味着国家鼓励和支持负有档案保管义务的交易主体(通常为采购人、招标人、招标代理机构等),将原有的已归档招投标文件转成数字化形式保管,进一步释放实体存档空间,提高档案的可利用性。

看点三

电子归档实施细则指日可期

《中华人民共和国档案法》第三十七条规定,“电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”

此前,对于电子档案到底采用何种形式归档、如何归档、如何保存,包括数据类型、存储介质、存储环境、抽样检验、转存、删除和销毁等事项,缺乏统一的制度约束,因此,一些地区基于自身实际制定了规范性文件,提出了更加严格和具体的要求。但各地区、各主管部门的规则不一致,很容易在归档和移交过程中产生争议,不利于档案信息资源的共享。因此,本次修订中明确提及国家有关部门将共同制定电子档案管理办法,有望尽快为电子招投标文件归档事宜提供具体指导。


来源:易招标学苑/吕冰瑶、易丹